オフィス向けコピー機は保守契約でお得に!確認ポイントとは

オフィス向けコピー機というのは、日に何百枚と印刷に使用されるもの。精密機器ということもあり、どうしても劣化や破損など、定期的な故障修理を必要とするものです。

ただ、その都度修理を依頼していたのでは、毎回何万円も掛かることも。それこそ、オフィス向けコピー機を新しく購入した方が安いと思えるほとでしょう。

そんなコピー機の故障に対して無料・割安で修理・点検を受けられるのが「保守契約」というものです。今回は、そんな保守契約について特徴や契約時の確認ポイント、よくある失敗についてご紹介しようと思います。

1.保守契約とは

冒頭でお伝えした通り、コピー機の故障や破損に対して、無料・割安で修理・点検を受けられるのが「保守契約」というもの。いわゆる、コピー機の保険のようなものです。

ただ、この保守契約は修理に対してのみメリットがあるものではございません。例えば、トナー(インク)や用紙が代金が無料!というものも。保守契約と一括りにしていますが、そこには主に3種類の契約方法があるのです。

  1. カウンター保守契約
  2. キット保守契約
  3. スポット保守契約

1.カウンター保守契約

何円/枚と印刷枚数に応じて料金が発生する保守契約。当然、トナーや用紙など消耗品類は無料で提供・交換。同様に、故障修理に掛かる料金も含まれています。

オフィスでコピー機を使用する際、1度に100枚以上と大量印刷することも珍しくありません。この保守契約は、そんな毎月大量に印刷する方向けと言えます。

2.キット保守契約

トナー(インク)やパーツ類の料金がセット価格で販売される保守契約。カウンター契約の様な何円/枚という決まりはない代わりに、必要な分のトナーや用紙を購入することが可能です。

オフィスによっては普段はそれほど印刷しないものの、稀に大量印刷が必要となることがあると思います。そんな、月々の印刷枚数に大幅な差があるという方向けの契約方法でしょう。

3.スポット保守契約

トナーや故障修理に対して、その都度依頼するという保守契約。当然、トナーの交換や故障修理(出張)に対して依頼ごとに料金が発生します。

オフィスによっては、コピー機は必要なもののそれほど使用頻度が高くない場合もあるものです。そんな、たまにしか印刷しない、または月額料金をそれほど支払いたくない方向けの保守契約になります。

上記のように、オフィス向けコピー機の保守契約には、それぞれ特徴があります。実際に契約する際には、普段の利用状況を把握し、どれがベストかを検討するのがおすすめです。

2.保守契約は必要なの?

ここまで、オフィス向けコピー機に対して「保守契約は必要!」という前提でお話を進めてきました。ただ、みなさまの中には「保守契約は必要なの?」と疑問をお持ちの方もいると思います。では、なぜ保守契約は必要なのでしょうか?

コピー機は必ずトラブルを起こすもの!

前提として、オフィス向けコピー機は「精密機器」と呼ばれる部類です。精密機器とは、複雑な機構で繊細、湿度や温度の急激な変化に弱く簡単に故障してしまうものと言えます。

例えば、オフィス向けコピー機でよくあるのが、「紙詰まり」というもの。様々な原因が考えられるものの、中でも多いのが「湿度が高すぎて用紙が変形してしまう」ということ。コピー機が上手に給紙できなくなるのです。

その都度、修理やメンテナンスに出すと高い!

オフィス向けコピー機の本体価格は、高いもので150万円前後、安いものでも50万円前後します。例えば、オフィス向けコピー機として人気メーカーの「リコー」。そんなリコーのコピー機(中級クラス)「MP C3504シリーズ」は147万円〜。最高級クラス「MP C8003 SPシリーズ」にもなると、414万円〜です。

一般的に、本体価格が高いものほど、比例して故障修理の料金も高くなる傾向にあります。例えば150万円のコピー機、1回の故障修理で10万円以上したとします。年に3回修理することになるだけで30万円以上の出費。正直、故障修理だけで経費が圧迫されてしまいます。

その点、保守契約なら毎月定額で済む!

一般的に、保守契約に掛かる料金は、1万〜2万円ほど。そこに、トナーや用紙代などが加算されることになります。単純計算で20万円前後。修理費だけの料金と比較しても、お得!と言えるのです。

もちろん、全く故障しないのであれば、保守契約は不必要とも考えられます。ただ、先述した通り、保守契約はコピー機の「保険」のようなもの。万が一の為に、備えておく分にはメリットがあるのではないでしょうか。

3.保守契約の確認ポイント

ここまで、保守契約がどのようなものかについてご紹介してきました。ちなみに、保守契約は法人間で取り交わされる正式な契約です。その為、きちんと契約内容を確認しておかないと、思わぬ失敗に繋がることも。以下に、保守契約の前の確認ポイントをまとめました。

  1. 契約期間
  2. 契約範囲
  3. 途中解約

1.契約期間

契約期間がどれほどなのか、まずは確認しましょう。一般的に、保守契約は3年〜5年単位で交わされるもの。つまり、それだけ長期間に渡り契約金を支払う必要があるということです。時には、契約金が経費を負担していることも。長期的な支払い額を把握する為にも、契約期間を確認する必要があるのです。

2.契約範囲

契約範囲の確認も、保守契約の前には大切です。先述した通り、保守契約はカウンター契約やキット契約など様々。範囲もそれに合わせて異なります。また、相手会社によって範囲に差があることも。時には、必要なサービスが含まれていないこともあるのです。どこまでのサービスを求めるのか、検討した上で選ぶのが良いでしょう。

3.途中解約

途中解約に対しての条件について、確認する必要もあります。一般的に、保守契約はリース契約とは異なり、途中解約することが可能。ただし、相手会社により途中解約の条件は異なります。例えば、高額な解約手数料が発生するなど。契約前に確認しておかないと、思わぬ高額請求に驚くことになるかもしれません。

上記の他にも、オフィス向けコピー機の保守契約は「契約」と名が付いている以上、契約書類は隅々まで目を通すことをおすすめします。そして、内容に納得した上で、契約を交わすようにしましょう。

4.保守契約のよくある失敗

ここまでは、オフィス向けコピー機の保守契約の基本的な部分について見てきました。そこで、実際にオフィス向けコピー機の保守契約を交わした際、「よくある失敗」についても触れてみようと思います。

  1. トナーが届くまでに時間が掛かった
  2. 故障修理の対応が遅かった
  3. 信頼できる営業担当者ではなかった

1.トナーが届くまでに時間が掛かった

保守契約の中には、トナーが無料!であるものも。ただ、実際にトナーを頼んでから届くまでに何日も時間が掛かることも。すでにトナーが無いのであれば、当然、印刷はできず業務に支障が出てしまいます。

この失敗は、初めての保守契約ではよくあることです。対処としては、あらかじめどれくらいでトナーが届くか確認しておくこと。また、トナーが無くなる前に頼んでおくことが挙げられます。

2.故障修理の対応が遅かった

保守契約はコピー機の「保険」のようなもの。先述した通り、故障修理に関しては基本的に無料!となります。ただ、修理を依頼したからとすぐ専門スタッフが駆けつける訳ではありません

また、中には運悪く業者の定休日とかぶり、数日間連絡が取れないということも。対処としては、トナーと同様に対応までのおおよその時間を確認しておくこと。こまめに業者にメンテナンスを依頼することが考えられます。

3.信頼できる営業担当者ではなかった

オフィスには、様々な企業から営業担当者が商品を売り込みに来ます。当然、対応が良く信頼できる営業担当者もいれば、反対に二度と関わり合いになりたくない相手も。オフィス向けコピー機の営業担当者も同様です。

ただ、オフィス向けコピー機を買い換えると、つられてこれまでの営業担当者が変更になることも。気に入っていた営業担当者が変わることで、小さなトラブルが発生することは珍しくありません。

対処としては、できるだけ同じメーカー、同じ販売店でコピー機を購入するということ。また、営業担当者には自身が信頼している旨をはっきりと伝えておくことが効果的です。

上記のように、長く契約するからこそ保守契約には様々な失敗が起こりやすいもの。大切なのは、相手会社や営業担当者が信頼できるかどうか。信頼できるということは、それだけサービスにも満足できる証と言えます。

5.まとめ

今回は、オフィス向けコピー機の保守契約についてまとめてみました。保守契約の基本から確認ポイント、よくある失敗など幅広くご紹介出来たのではと思います。

オフィスにとってコピー機は、数ある機器の中でも必須と言えるもの。反面、印刷コストや修理コストなど、普通に運用していたのでは維持コストが大きく掛かるものです。

そんな悩みを解決してくれるのが、「保守契約」。コピー機の「保険」として、強い味方にもなってくれます。ぜひ、今回紹介した確認ポイントを参考に、納得できる保守契約を検討してみてください。

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