コピー機のトラブルシュート!オフィスでできるメンテナンスとは

コピー機というのは、オフィスには欠かせない機器の1つ。しかし、精密機械なだけに様々なトラブルが起こりやすいもの。例えば、紙詰まり。大量印刷の最中、頻繁に紙詰まりが発生していたのでは業務が進みません。

また、せっかく印刷した資料に黒や白の筋が入ることも。時には、PCからコピー機に印刷指示を出しても受け付けられないことさえあります。正直、どう対処すればいいのか分からなくなるでしょう。

そこで今回は、オフィス向けコピー機に関係する様々なトラブル例と、そのメンテナンス方法についてまとめてみたいと思います。ぜひ、万が一に備えてチェックしてみて下さい。

1.紙詰まりやすい


参照元:imageRUNNER ADVANCE C3530F/C3530/C3520F

日々オフィスでコピー機を利用する中、「紙詰まり」が頻繁に起こるということはありませんか?おそらく、オフィス向けコピー機に寄せられる不満の大部分が、この紙詰まりに対してのものでしょう。実は、幾つかの原因が考えられるのです。

  1. 給紙トレイに異物
  2. 普通紙以外の使用
  3. 用紙量が多い
  4. 湿度が高い
  5. 乾燥している

1.給紙トレイに異物

給紙トレイに異物が混入している場合、紙詰まりが起こりやすくなります。オフィス内には、輪ゴムやクリップなど様々な用品が。小さなものが給紙トレイに混入することは珍しくありません。

メンテナンスとしては、単純に給紙トレイ内を定期的に掃除するだけ。給紙トレイ内の用紙を全て取り出し、乾いた雑巾などでホコリや異物を取り除くというものです。

2.普通紙以外の使用

普通紙以外を使用した場合にも、紙詰まりが起こりやすいものです。一般的に、オフィス向けコピー機で使用される用紙は「普通紙」と呼ばれるもの。写真用の光沢あるものでは、うまく給紙することができないのです。

また、用紙自体が汚れていたり折れているものも。メンテナンスとしては、給紙トレイ内の用紙はそのコピー機に合うものだけ。袋から用紙を取り出したら、すぐ給紙トレイにセットするということです。

3.用紙量が多い

用紙量が多い、また少なすぎる場合にも紙詰まりが発生することがあります。確かに、オフィス向けコピー機は大量印刷をするためのもの。だからと、給紙トレイの容量以上に用紙を詰め込むことは、故障の原因に繋がります。

また、給紙トレイ内に2〜3枚しか用紙が入っていない場合も同様に注意が必要です。メンテナンスとしては、給紙トレイ内は常に一定量の用紙をセットしておくということ。大量印刷の前には、給紙トレイをチェックしましょう。

4.湿度が高い

梅雨の季節のように湿度が高いというのも、紙詰まりの原因となります。オフィス向けコピー機で使用される用紙は湿気に弱いもの。過度な湿気により、用紙がよれたり曲がったりするのです。

また、オフィス向けコピー機自体も精密機器なので湿気に注意!湿度が高い状態では故障に繋がります。メンテナンスとしては、部屋を適度に除湿するというもの。エアコンの「除湿機能」を使うのがおすすめです。

5.乾燥している

先ほど、湿度が高いと紙詰まりになると紹介しました。実は、反対に乾燥が激しい場合にも紙詰まりの原因となります。これは、乾燥した環境では給紙の度に用紙同士がこすれて「静電気」が発生するためです。

静電気を帯びた用紙は互いに引き寄せ合う性質が。2〜3枚同時に巻き込まれ、故障するリスクが高まります。メンテナンスとしては、用紙に触れるということ。手が触れることで、静電気は私たちに移ります。

上記のように、紙詰まりと一括りにしていますが、原因は様々。当然、メンテナンスもそれに合わせて行う必要があるのです。

2.電源がすぐ落ちる

冒頭でお伝えした通り、コピー機はオフィスに欠かせないもの。基本的に24時間365日電源が入っていると思います。しかし、中には「電気がすぐ落ちる」という悩みも。なぜ、印刷しようとする度に電源が落ちるのでしょうか?

結論として、電圧の低下!

オフィス内には、コピー機の他にもPCやディスプレイ、電話機など様々な電子機器が使用されています。当然、それら電子機器もコンセントを使用しているものです。電子機器が多いため、コンセントが足りないこともあるでしょう。

「タコ足配線」を利用してはいませんか?

オフィス向けのコピー機は、その大きさからある程度の電圧が必要です。タコ足配線はコンセントを増やすことのできる便利グッズではあります。その反面、電流が分散し電圧が低下しやすいのです。

メンテナンスとしては、直接コンセントに繋ぐだけ!

もし、コピー機の電源プラグにタコ足配線を使用しているのであれば、直接コンセントに接続するようにしましょう。頻繁に電源が落ちる状況では、精密機器であるコピー機に負荷が掛かり、別の故障に繋がります。

それでも治らない場合は?

上記のメンテナンスで治らない場合には、コピー機自体が故障している可能性が考えられます。すぐ販売店に相談し、専門スタッフの診断・メンテナンスを受けることをおすすめします。

3.黒い筋が入る

印刷する度に、用紙に「黒い線が入る」ことはありませんか?会議資料やカタログなど、大事な資料に黒い線が入るのでは使用できません。そこで、以下に考えられる原因をまとめてみました。

  1. 読み取り部分の汚れ
  2. ドラム自体の汚れ

1.読み取り部分の汚れ

コピーの度に、同じ場所に黒い線が入るのであれば、読み取り部分(ガラス)が汚れている可能性が考えられます。皮脂やホコリなどが読み取り部分に付着していると、その部分が黒い線として印刷されるのです。

メンテナンスとしては、柔らかい布などで読み取り部分を優しくふき取るというもの。ちなみに、中性洗剤(薄めた)またはアルコールを使うと落ちやすいのでおすすめです。

2.ドラム自体の汚れ

PCなどから直接印刷指示を出しているのであれば、ドラム自体の汚れが考えられます。日々、大量印刷に使用されるコピー機、そのインクを付着させるドラム部分は汚れやすいものです。

メンテナンスとしては、オフィス向けコピー機の機能「ドラムリフレッシュ」を使用するというもの。定期的に行うことで、ドラムはもちろんコピー機自体の故障予防に繋がります。

ちなみに、インク詰まりにより色が上手に出ないということもあります。そんな時のメンテナンスとしては、「洗浄カートリッジ」を使用するのがおすすめ。これも、定期的に行うことで綺麗な色を維持することが可能です。

4.印刷指示が通らない

最も困るトラブルとしては、PCからの「印刷指示が通らない」というもの。PCからオデータを送信しても、フィス用コピー機が受け取らず印刷が始まらないことがあるのです。原因としては、主に2つ考えられます。

  1. PCと接続されていない
  2. コピー機にデータが溜まっている

1.PCと接続されていない

他のPCでは正常に印刷できるのであれば、PCとコピー機が正常に接続できていないことが考えられます。LANケーブルの断裂やPC側の設定ミスなどです。

メンテナンスとしては、まずPCからコピー機への設定を確認してみましょう。よくあるのが、コピー機側のIPアドレスを誤って入力していること。昔のコピー機の設定のままで使用していることなどです。

2.コピー機にデータが溜まっている

周りのPCから一斉に印刷指示を出している場合、コピー機自体にデータが溜まっている可能性があります。オフィス向けコピー機には、データを一時保存する機能が。大量のデータが送られた場合、処理しきれなくなるのです。

メンテナンスとしては、定期的にコピー機をリフレッシュしてあげるということ。また、一斉に印刷指示を出すのではなく、時間をずらした上で小分けにするというものです。

ちなみに、上記を試しても治らなに場合には、コピー機自体が故障している可能性が考えられます。その状態で、無理やり稼働させ続けるとさらに故障する原因に。速やかに、専門スタッフによるメンテナンスを受けるようにしましょう。

5.まとめ

今回は、オフィス向けコピー機によくあるトラブル、そのメンテナンス方法についてご紹介しました。紙詰まりを始め、頻繁に電源が切れる状態や印刷物の黒い線など、心当たりのあるトラブルもあったのではと思います。

コピー機は精密機器です。雑に扱うことで、故障しやすく寿命も短くなります。反対に、定期的にメンテナンスを行うことで長く活躍することが可能となるのです。

ただし、中にはみなさまでは対処仕切れないトラブルというのも起こります。そんな時は、販売店の専門スタッフの出番と言えます。早めに連絡することで、迅速な復旧はもちろんのこと、さらなる故障を防ぐことに繋がります。

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