オフィス向けコピー機のリース契約!よくある悩みと解決策をご紹介!

会議資料や事務書類の印刷など、オフィスではコピー機が必須と言えます。しかし、コピー機は1台50万〜150万ほど。決して安い設備投資ではありません。

そんなコピー機をお得に導入できるとして人気なのが「リース契約」というもの。一般的に、月々2〜3万円ほどのリース料でコピー機も印刷コストも賄うことが可能です。

ただ、そんなコピー機のリースでは、様々な悩みが出やすいのをご存知ですか?このリースならではの悩みを理解しておかないと、大きな不満に繋がることもあるのです。

そこで今回は、そんなコピー機のリースに関わる悩み、その解決策をご紹介しましょう。

1.印刷コストが高い

オフィス向けコピー機のリースでよくある悩みとしては、「印刷コストが予想より高い」というもの。例えば、リース料金が2万円ほどに対して、カウント料金(インクや用紙など)が3万円ほど。結局、月々の支払いが5万円以上と、コピー機自体を購入した方が安くついていたというものです。

リースと一括りにしてはいますが、そこには幾つかの考え方が存在しています。リースについてよく理解することが、解決策に繋がると言えます。そこで以下に、各リースに対しての特徴をまとめてみました。

  1. カウント方式
  2. スポット方式
  3. トナーキット方式

1.カウント方式

インクや用紙などそのものの代金ではなく、印刷枚数に対して「何円/枚」として計算する方式。例えば、10円/枚としましょう。100枚を印刷した場合の料金は、1,000円ということになります。

オフィス向けコピー機には、「カウンター」と呼ばれるものが付いています。いわゆる印刷枚数をカウントしてくれる装置です。このカウンターの枚数により月々の料金が決まるということ。大量印刷する方向けの方式と言えます。

2.スポット方式

インクや用紙はもちろん、修理(部品や出張など)などの料金をその都度支払う方式。例えば、コピー機の調子が悪く、専門スタッフに出張修理して貰えば、それに対して数千円〜数万円単位で料金を支払うことになります。

オフィス向けコピー機というのは、大型の精密機器。使用頻度が高くなればなるほど、部品の消耗も激しく修理の必要性は高くなります。つまり、この方式はそれほど頻繁にコピー機を使用しない方向けということです。

3.トナーキット方式

トナーキット(インクと用紙)をセットでその都度購入するという方式。このトナーキットの料金は、リース会社により様々。例えば、5,000枚分印刷できるトナーキットが40,000円、10,000枚分印刷できるものでは70,000円などです。

一般的に、印刷できる枚数が多くなればなるほど、トナーキットの料金は実質お得に。ただし、写真やポスターなど、色を多く使用する印刷を頻繁に行えばそれだけトナーの消費も激しくなります。会議資料など文字のみの印刷が多い方向けと言えるでしょう。

ここでのお悩みのように、「印刷コストが高い」というのは、主に使用状況に対して契約内容が合っていない可能性が考えられます。解決策としては、リース会社と契約内容について話し合い、より良いプランに変更することをおすすめします。

2.契約内容に不満

リースの「契約内容自体に不満がある」というのも、オフィス向けコピー機でよくある悩み。よくあるのが契約内容を十分に把握しておらず、思わぬ費用が発生するということです。

リースというのは、オフィス向けコピー機に限らず1度契約してしまえば法的に有効なもの。いわゆる「法人契約」の一種。安易に結んで良いものではありません。そんな悩みの解決策として、リース契約する際のチェックポイントを以下にまとめました。

  1. 契約期間
  2. 全体の料金
  3. 保証内容
  4. 途中解約

1.契約期間

オフィス向けコピー機をリース契約するにあたり、「契約期間」について確認しましょう。先述した通り、リース契約は1度結ばれれば法的に有効です。数万円/月を数年単位で支払うものですから、いつまで契約が有効であるかをチェックする必要があります。

一般的にリース契約期間は、オフィス向けコピー機の本体代金が高いこともあり、5年前後。比較的安価なものであれば3年前後です。リースしたいコピー機の本体代金と契約期間を比較した上で、検討してみるのがおすすめです。

2.全体の料金

リース料金だけでなく、インクや用紙、修理など保守契約に関わる「全体の料金」について確認することも、オフィス向けコピー機をリース契約する上で重要です。先述した通り、リース料金だけで2〜3万円というのはよくあること。そこに、インクや用紙などに掛かる料金が加算・請求されます。

中には、リース料金が安いものの、他の保守契約が異常に高く設定されていることも。表面上の安さで決めてしまうと、思わぬ出費に。1ヶ月の利用状況を予想し、そこからインクや用紙など細かな経費まで計算した上で検討する必要があるでしょう。

3.保証内容

「保証内容」についても、オフィス向けコピー機のリース契約ではチェックするポイントです。例えば、故障に対しての修理対応、接続方法が分からない時の設置対応など。リース会社により、対応は様々と言えます。

リース契約というのは、5年前後と長期で行われるもの。保証内容が少ない、または期間が短いというのではトラブルの元です。契約前には、どこまでが保証対象なのか、反対にどこからが保証対象外なのかを把握しておくのがいいでしょう。

4.途中解約

オフィス向けコピー機をリース契約するのであれば、「途中解約」ができるかどうかも確認してくことをおすすめします。一般的に、オフィス向けコピー機のリース契約では途中解約はできません。これは、リース会社が実質的に本体代金を肩代わりし、利用者側が分割して返済しているためです。

しかし、中には本体代金分と解約手数料を支払うことで、途中解約を認めている場合もあります。必ずしも必要なものではありませんが、万が一を考えるのであれば、途中解約できた方がコピー機のような設備投資の自由度は高いと言えます。

先述した通り、「契約内容に不満がある」というのは、きちんと契約内容を把握していないことが主な原因と言えます。契約前には、各ポイントを中心に隅々までチェックし、納得した上で検討することが解決策となるでしょう。

3.キャンペーンで後悔

意外に思われるかもしれませんが、「キャンペーン中に契約して後悔」というのも、オフィス向けコピー機のリース契約ではよくある悩みの1つ。例えば、「今ならキャンペーンで2ヶ月間のリース料が無料!」とリース会社の営業担当者に言われて契約。蓋を開けてみると、3ヶ月以降のリース料が異常に高いなどです。

一般家庭向けのコピー機が、「キャンペーンで10%OFF」というのであればお得!と言えます。しかし、オフィス向けコピー機のリース契約は、毎月数万円のリース料を年単位で支払うというものです。

一時のものより長期のお得!を選ぶ!

熱の籠った営業担当者から「今ならお得ですよ!」と迫られれば、「お得なのかな」と勘違いしてしまう気持ちも分かります。しかし、オフィス向けということでは、冷静に長期利用を見越した判断が必要なのです。

解決策は、その場で決めないこと!

ついつい流れに任せてその場で決めてしまうことありませんか?先述したように、一般家庭であればそれほど問題ないでしょう。しかし、数年単位で100万円以上の支払いになるのがオフィス向けコピー機のリース契約です。

その場で決めるのではなく、「一旦持ち帰り」することが解決策に繋がります。もし仮に「今しかお得になりません!」と迫るようなら、より親身に対応してくれる信頼できるリース会社を他で探した方が良いでしょう。

4.まとめ

今回は、オフィス向けコピー機のリース契約でよくある悩み、その解決策についてまとめました。印刷コストの高さや毛役内容への不満、その場の勢いでの後悔などリース契約には様々な悩みがあるものです。

オフィス向けコピー機のリース契約というのは、5年前後の長期契約。当然、数万円/月のリース料金も年単位で考えれば100万円以上に。簡単に決めて良いものではありません

リース契約に対する悩みの解決策として、最も効果的なのが「信頼できるリース会社」を探すということ。簡単にリース会社を選ぶのではなく、複数社を比較した上でどこと契約するのか検討するのがおすすめです。

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