オフィス向けコピー機の選び方!新品・リース・中古のポイントを一挙公開

オフィスにコピー機の導入を検討中のみなさま。キャノンに富士ゼロックス、リコーなどオフィス向けコピー機を製造しているメーカーだけで10社近く。当然、オフィス向けコピー機全体で見れば、数十商品になります。

正直、どのオフィス向けコピー機を選べば良いのか迷うものです。まして、オフィス向けコピー機と言えば、高いもので150万円前後、安いものでも50万円前後と高価なもの。導入してから後悔だけはしたくないと思います。

そこで今回は、そんなオフィス向けコピー機の選び方についてご紹介しましょう。新品からリース、中古に至るまで、細かく選び方のポイントをまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.新品の選び方

オフィス向けコピー機を導入するのであれば、できれば「新品」を選びたいもの。ただ、新品はどうしても導入コストが高いものです。では、そんなオフィス向けコピー機、その新品の選び方のポイントはどこにあるのでしょうか?

  1. 予算
  2. 使用状況
  3. 必要機能

1.予算

新品の選び方としては、「予算」を決めるところから始めましょう。先述した通り、オフィス向けコピー機の新品は、本体代金が高額です。例えば、キャノンの「imageRUNNER ADVANCE」は135万円(税別)〜。お手軽なタイプのものでも60万円前後します。

オフィスの開設、移設など状況は様々かと思います。ただ、どんな状況でも設備導入コストは少しでも抑えたいもの。「ここまでなら出せる」という予算を決めた上で、オフィス向けコピー機を選ぶ必要があるのです。

2.使用状況

「使用状況」を決めるというのは、新品のオフィス向けコピー機の選び方のポイントです。例えば、1日500枚以上印刷する場合であれば、30秒/分や50枚/分のようないわゆる「高速プリンター」を選ぶ必要があります。

反対に、1日20〜30枚程度。時には、1ヶ月に数度しかコピー機を稼働させない方もいると思います。そんな時に、高速プリンターを用意しても正直勿体無い。もう少し性能を落とし、お手頃価格なものを選ぶ方がいいでしょう。

3.必要機能

日常的に使用する「必要機能」について決めておくことも、新品の選び方としては大切です。例えば、基本的にデータの印刷や資料のコピーができれば良いのなら、性能が低いものでも十分満足できるオフィス向けコピー機を探せます。

反対に、大量の冊子を一度に制作したい、複数の資料を1ページにまとめたいなど。より複雑な機能を求めているのであれば、高性能なオフィス向けコピー機を選ぶ必要があるのです。

つまり、新品のオフィス向けコピー機の選び方としては、予算・使用状況・必要機能、この3つのポイントを決めること。自ずと、ベストなオフィス向けコピー機を絞ることができるでしょう。

2.リースの選び方

オフィス向けコピー機の選び方として、先ほどは「新品」についてご紹介しました。しかし、コピー機には「リース(長期賃貸契約)」という選択肢も。そこで次は、そんなオフィス向けコピー機のリースでの選び方についてまとめてみましょう。

  1. リース会社への信頼度
  2. 保守契約の内容
  3. 長期的な計画性

1.リース会社への信頼度

リースとしてオフィス向けコピー機の選び方として、リース会社の「信頼度」を測ることが重要です。リースの場合、コピー機の所有者はあくまでリース会社側。つまり、リース会社が倒産、ということになればコピー機を失うことに繋がります。

また、リース会社によっては対応が悪いところも。悪意ある契約内容を突きつけ、高額なリース料金を請求するところもあるかもしれません。そのリース会社と長く付き合えるのか、十分に見極めた上で契約する必要があるのです。

2.保守契約の内容

「保守契約」の内容を良く把握しておくことも、オフィス向けコピー機の選び方としてポイントの1つ。リースでの保守契約というのは、いわゆるメンテナンスに関する決まりのこと。主に、以下の3つの保守契約があります。

  • カウンター方式…印刷に対して何円/枚
  • キット方式…トナーキットのみを購入する
  • スポット保守契約…その都度料金が発生する

印刷枚数が多い方は「カウンター方式」、印刷枚数にばらつきがある方は「キット方式」、少しでも費用を抑えたい方は「スポット保守契約」を選ぶのが一般的。どのような内容にするのか、リース会社と良く話し合った上で決めましょう。

3.長期的な利用計画

リースでのオフィス向けコピー機の選び方としては、長期的な「利用計画」を立てるというのも大切です。一般的に、リースでの契約期間は5年前後。短くとも3年前後です。契約内容によって異なるものの、月々数万円の支払いが発生します。

1台100万円以上のオフィス向けコピー機が、数万円/月で使用できるのはお得なもの。しかし、5年契約で考えるのであれば200万円近くの出費になることも。長期的に考えることで、不要な出費を減らすことに繋がるのです。

つまり、リースでのオフィス向けコピー機の選び方としては、リース会社・保守契約・利用期間の3つのポイントを選ぶということ。特に、リース会社をどこにするかで、安心・安全にオフィス向けコピー機を利用できるかが決まると言えます。

3.中古の選び方

先ほどは、新品とリースでのオフィス向けコピー機の選び方についてご紹介しました。新品があるということは、当然「中古」もあるということ。そこで、中古でのオフィス向けコピー機の選び方についてもまとめてみましょう。

  1. 使用頻度
  2. 履歴消去
  3. 商品保証

1.使用頻度

中古のオフィス向けコピー機の選び方としては、「使用頻度」をチェックする必要があります。使用頻度とは、いわゆる「カウンタ枚数」のこと。そのコピー機が、これまでにどれだけ使用されてきたのかが分かる数値です。

例えば、カウンタ枚数が1,000枚のものと、100,000枚のもの。当然、数値が大きい方が頻繁に使用され、それだけ劣化が進んでいる可能性があります。必ずしも当てはまる訳ではありませんが、使用頻度は少ないものが良いでしょう。

2.履歴消去

「履歴消去」がきちんと行われているかも、中古のオフィス向けコピー機の選び方としては重要です。これは、オフィス向けコピー機は使用される度に様々な利用者データを記録していくため。例えば、アドレス帳やファックス番号など。中には、会議資料のデータも履歴として残ることがあります。

ちなみに、この履歴消去は中古のオフィス向けコピー機を取り扱う、販売店が責任を持って処理する必要のあることです。反対に、履歴消去を行っていない販売店は、信頼という面で問題があると言えます。中古を選ぶ際には、履歴消去が行われたかどうか、購入前に確認するようにしましょう。

3.商品保証

「商品保証」が付いているかどうかも、中古のオフィス向けコピー機の選び方としてはポイントとなります。中古とは言うものの、オフィス向けコピー機は高額な買い物です。簡単に壊れ、その都度修理していたのでは、中古を買うメリットがありません。

中古商品でも「商品保証」の期間を設けている場合があります。これは、販売店側が自信を持ち、整備・管理をしてきた証です。ただ安いだけの中古よりも、「商品保証」をきちんと付けられたものの方が安心して選ぶことができると言えます。

つまり、中古でオフィス向けコピー機の選び方としては、使用頻度・履歴消去・商品保証の3つのポイントをまずチェックしておくということ。そこから、新品の選び方で紹介したように、予算・使用状況・必要機能を検討していくのが良いでしょう。

4.まとめ

今回は、オフィス向けコピー機の選び方ということで、新品・リース・中古についてご紹介しました。いかがでしたでしょうか?おおよそ、みなさまの求めるオフィス向けコピー機の選び方は網羅できたのではと思います。

どんな商品であれ、オフィス向けコピー機は「販売店」選びが一番大切と言えます。これは、コピー機は少なくとも年単位で使用するもの。その間、精密機器でもあるコピー機は、様々なトラブルが発生するリスクがあるためです。

当然、信頼できる販売店で購入していれば、迅速かつ丁寧な対応を期待することができます。商品保証も手厚いことでしょう。ぜひ、信頼できる販売店探しから、みなさまにベストなオフィス向けコピー機を導入してください。

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