コピー機の便利機能を公開!オフィスの業務効率UPに繋がるかも?

みなさまがオフィスにコピー機を導入する理由は何ですか?おそらく、ほとんどの方は大量の資料を高速印刷したい。または、少しでも印刷コストを下げたいなどかと思います。

このように、オフィス向けのコピー機というのは、どうしても印刷速度や印刷コストに注目が集まりやすいもの。しかし実は、オフィス向けコピー機には、業務効率UP!に繋がる便利機能が多数装備されているのです。

今回は、そんなオフィス向けコピー機の便利機能についてご紹介しましょう。今までのようにただ印刷するのではなく、より便利!より機能的!なコピー機の活用を検討してみてください。

1.小冊子が自動でできる機能


参照元:RICOH MP C6003/C5503/C4503/C3503/C3003

オフィス向けコピー機で、100部単位で資料を印刷することはよくあります。そして、印刷後には人の手により折り目を付け、ホチキス止めやパンチ穴開けなど。1部ずつ小冊子として製作するものです。

正直、大量の資料を1部ずつ小冊子として製作するのは大変ではないですか?

実は、オフィス向けコピー機の中には、「小冊子の製作」の便利機能を搭載しているものも。単純に印刷するのではなく、印刷から小冊子製作までを一度に行ってくれるのです。

高速印刷機能と併用できる機種も!

例えば、オフィス向けコピー機として人気メーカーの「リコー」。そんなリコーの「フルカラーコピー機/複合機 MP C5503 SPF」は、55枚/分のカラー印刷が可能ないわゆる「高速コピー機」。その上、小冊子の製作も同時に可能です。

毎週のように、100単位で資料を小冊子に。そんな手間と悩みを抱えている方は多いと思います。オフィス向けコピー機の便利機能を上手く活用することで、小冊子製作の時間を他の業務に回せるのです。

2.節電対策のスケジュール機能

冒頭でお伝えした通り、オフィス向けコピー機と言うと、どうしてもインク代や用紙代など印刷コストばかりに目が行きがちです。しかし、印刷コストと同様にコストに繋がるものがあります。

それは、「電気代」

コピー機というのは電子機器です。オフィス向けとなればそれだけサイズも大きく、消費電力も高くなります。まして、オフィスの片隅で24時間365日稼働してるとなれば、1年計算で電気代が経費を圧迫している可能性もあるのです。

休日や営業時間外だけでも、電気代を節約したいとは思いませんか?

実は、オフィス向けコピー機には「電源ON/OFFスケジュール機能」という便利機能が搭載されているものがあります。主に、シャープ製のオフィス向けコピー機です。

主な便利機能としては、あらかじめ設定しておいた時間帯に対して、ONやOFF、電源が自動で切り替わるというもの。例えば、朝9時にON、夕方6時にOFFにする設定も可能。不要な電力消費を抑えることができるという便利機能です。

大事なFAXを見逃す危険性は?

オフィスに設置されているコピー機には、基本的にFAX機能も搭載されています。取引先からの要望書や注文書などの受付・印刷をしてくれる機能として、便利なものです。

実は、この「電源ON/OFFスケジュール機能」を使用していれば、電源がOFFの状態でもFAXを受け取ることが可能です。FAXを見逃し、取引先に迷惑をかけるという心配もないでしょう。

3.指定部分を削除する機能

オフィス内では、様々な資料を共有することとなります。ついつい、目を通している資料にメモ書きをしてしまうことはあると思います。個人的な資料であれば問題ないことでしょう。

しかし、メモ書きした後の資料を、会議用に大量印刷する必要が出ることも

当然、そのまま印刷したのでは、すべての印刷物にメモ書きがはっきりとコピーされてしまいます。だからと言って、わざわざ同じ資料を作り直すというのも、効率が悪いものです。

そんな、資料の一部分だけを消して印刷したいことありませんか?

実は、オフィス向けコピー機の中には「指定範囲消去コピー」の便利機能が搭載されているものも。これは、その名の通り、コピーしたい資料から一部分だけを指定・消去して印刷できるというものです。

操作が難しいのでは?

最近のコピー機は、その多くに大きめのタッチパネルが標準装備されています。その為、「指定範囲消去コピー」の操作も簡単!直感的に、消したい部分を選択するだけで印刷することが可能なのです。

ただし、あくまで消せるのはちょっとしたメモ程度の大きさに対してのみ。資料全体にメモ書きしていた場合、すべての部位を消去することはできないので注意が必要です。

4.印刷物を守れる機能

オフィス向けコピー機は毎日100枚単位で資料を印刷するもの。当然、中には「機密情報」と呼べる資料も含まれています。会社としても、それら機密書類の扱いには十分注意をされていることと思います。

しかし、印刷の度にコピー機の前に張り付いている訳ではありません。むしろ、大量の資料を印刷に掛けながら、別の業務を並行して進めるというのが一般的かと思います。

大事な資料、不正持ち出しされるリスクは不安ではないですか?

実は、オフィス向けコピー機の中には、「進展コピー」という便利機能が搭載されているものも。一般的な印刷設定では、印刷指示された資料はすぐ印刷が開始されてしまいます。

その点、この便利機能では、印刷指示された資料(データ)を一度コピー機の中で記録。印刷を開始したい時には、事前に設定しておいた「パスワード」を入力するというものです。

これなら、勝手に資料を持ち出され、最悪の場合として悪用されるリスクを軽減することに繋がります。安心してコピー機に印刷指示することができるでしょう。

ちなみに、不正コピーを予防する便利機能も!

実は、上記の「進展コピー」の他にも、オフィス向けコピー機ならではの便利機能が。それは、「不正コピー機能」というもの。この機能で印刷されたものには、「不正コピー抑止地紋」が印字されます。

この「不正コピー抑止地紋」は、通常時であれば全く見ることはできません。ただ、「不正コピー抑止地紋」が印字されている資料をコピーすると、一部または全体にはっきりと表示されるのです。

つまり、「不正コピー機能」を使用して印刷しておけば、その資料が不正コピーされたものかどうかがすぐ分かるということ。機密情報が載るような、大事な資料を守ることに繋がります。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、オフィス向けコピー機の便利機能ということで、お話を進めてきました。小冊子の製作やスケジュール機能、指定範囲消去や進展コピーなど、意外と知らなかった便利機能が多かったのではないでしょうか?

特におすすめする便利機能は、「電源ON/OFFスケジュール機能」。少しでも経費削減が求められる現在、少しでも電力消費量を節約できるのは、懐にも地球にも優しい機能と言えます。

今回紹介した便利機能の他にも、オフィス向けコピー機には様々な機能が搭載されています。また、これら便利機能は年々研究され新しいものも。ぜひこれら便利機能を上手に活用し、オフィスの業務効率UPに繋げてみてください。

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